Informativa sul trattamento dei dati per il servizio di assistenza

Informativa resa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 per le richieste aperte tramite il service desk di 4REF.

1. Titolare del trattamento

CIA SICILIA - Indirizzo · info@cia.sicilia.it.

RPD/DPO: Non presente · info@cia.sicilia.it.

2. Finalità e dati trattati

I dati identificativi e di contatto, il contenuto della richiesta, i messaggi successivi, i metadati tecnici strettamente necessari e lo storico operativo sono trattati per ricevere, classificare, gestire e documentare la richiesta di assistenza, ripristinare il servizio e prevenire abusi del canale.

Non inserire dati sanitari, provvedimenti giudiziari, documenti di identità, credenziali, password o segnalazioni di safeguarding nel ticket salvo richiesta espressa e canale specificamente autorizzato.

3. Base giuridica

La base giuridica applicabile è la normativa sul trattamento dei dati personali di cui al regolamento europeo 261 del 2004. In particolare, le informazioni vengono utilizzate esclusivamente per la risoluzione del ticket. L’apertura del ticket richiede la presa visione dell’informativa, non un consenso generale al trattamento necessario per fornire l’assistenza.

4. Destinatari e accessi

I dati sono accessibili soltanto agli utenti autorizzati al service desk e agli eventuali fornitori tecnici nominati secondo il ruolo applicabile. Le comunicazioni e-mail transitano attraverso il servizio SMTP configurato dall’organizzazione.

5. Conservazione

I ticket chiusi sono conservati per il periodo operativo configurato, attualmente pari a 24 mesi dalla chiusura, salvo necessità documentate di ulteriore conservazione o obblighi applicabili. I dati non necessari devono essere rimossi secondo i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione.

6. Diritti

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, nei limiti applicabili, rivolgendosi al titolare/RPD indicato sopra e può proporre reclamo all’autorità di controllo competente.

7. Sicurezza operativa

4REF registra gli eventi rilevanti del ciclo di vita del ticket e applica controlli di accesso, rate limiting e separazione tra messaggi pubblici e note interne del service desk.